Polityka prywatności

TQM Training & Consulting Polska Sp. z o.o.

ul. Hoża 86/410, 00-682 Warszawa

KRS 0000388395 | NIP 7010302284 | REGON 142968668

Najważniejsze informacje

Polityka dotyczy przeglądania Sklepu, Konta, koszyka, zamówień, płatności, szkoleń, kuponów i treści cyfrowych, certyfikatów, faktur, opinii, programu lojalnościowego, newslettera oraz logowania Google/Facebook.
Data i miejsce urodzenia są zbierane do certyfikatu wyłącznie wtedy, gdy są rzeczywiście potrzebne do jego treści, identyfikacji uczestnika albo wynikają z wymagań programu, klienta lub jednostki zewnętrznej.
Dane są udostępniane dostawcom platformy Shoper / Shoper ONE i innym wykonawcom tylko w zakresie potrzebnym do prowadzenia Sklepu, realizacji zamówienia, szkolenia, płatności lub obowiązków prawnych.
Analityczne, reklamowe i społecznościowe pliki cookies mogą działać wyłącznie po zgodzie użytkownika. Odmowa nie może blokować podstawowego korzystania ze Sklepu.

Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest TQM Training & Consulting Polska Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Hożej 86/410, 00-682 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000388395, NIP 7010302284, REGON 142968668 (dalej: „TQM” lub „Administrator”).
Kontakt w sprawach ochrony danych: tqmtc@tqmtc.com, telefon +48 22 266 80 64 lub korespondencyjnie na adres siedziby z dopiskiem „ochrona danych”. Wiadomości wysłane na używany w Serwisie adres tqmtc@tqmtc.pl również mogą być obsługiwane przez Administratora.
Polityka obejmuje sklep internetowy działający pod adresami tqmtc.com i tqmtc-sklep.pl, jego funkcje, kontakt, zamówienia oraz świadczenia zakupione w Sklepie. Zewnętrzne serwisy, do których prowadzą linki, mogą stosować własne zasady prywatności.

Skąd pozyskujemy dane

bezpośrednio od Klienta lub Uczestnika - podczas przeglądania Sklepu, rejestracji Konta, składania Zamówienia, płatności, kontaktu, zgłoszenia na szkolenie, wystawiania faktury lub certyfikatu;
od organizacji zgłaszającej lub opłacającej udział Uczestnika, w zakresie niezbędnym do realizacji zakupionego świadczenia;
od dostawcy logowania Google/Facebook, jeżeli użytkownik sam wybierze taki sposób logowania, zgodnie z zakresem pokazanym przed autoryzacją;
od banku, operatora płatności lub dostawcy sklepu w zakresie statusu płatności, Zamówienia i obsługi technicznej;
automatycznie z urządzenia i przeglądarki, np. adres IP, znaczniki czasu, informacje o przeglądarce, zdarzenia bezpieczeństwa oraz identyfikatory cookies po uzyskaniu wymaganej zgody.

Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

Zakres danych zależy od relacji z TQM. Administrator nie powinien pozyskiwać danych „na zapas”. W razie zbiegu terminów stosowany jest termin najdłuższy, który wynika z prawa, umowy albo uzasadnionej potrzeby obrony roszczeń.

Proces	Zakres danych i cel	Podstawa prawna	Okres
Konto i logowanie	Imię i nazwisko, e-mail, nazwa użytkownika, skrót hasła, ustawienia, historia logowania i zdarzenia bezpieczeństwa. Cel: utworzenie i obsługa Konta, uwierzytelnienie oraz ochrona przed nadużyciami.	art. 6 ust. 1 lit. b RODO - usługa Konta; art. 6 ust. 1 lit. f - bezpieczeństwo i dowody nadużyć.	Do usunięcia Konta; ograniczone logi zwykle do 12 miesięcy, a dane dowodowe do upływu właściwego terminu roszczeń.
Koszyk i Zamówienie	Dane Klienta i odbiorcy, firma, NIP, adres, e-mail, telefon, zawartość koszyka, wybrany Produkt, cena, rabat, kupon, termin, status i korespondencja. Cel: przyjęcie, potwierdzenie i wykonanie Zamówienia.	art. 6 ust. 1 lit. b RODO; art. 6 ust. 1 lit. c - obowiązki konsumenckie i rachunkowe; art. 6 ust. 1 lit. f - kontakt z osobami działającymi za firmę i obrona roszczeń.	Przez czas realizacji, następnie co do zasady do 6 lat od końca roku wykonania Umowy, z uwzględnieniem terminów podatkowych i roszczeniowych.
Płatności i faktury	Dane transakcji, status płatności, dane rozliczeniowe, rachunek, NIP i adres. Cel: rozliczenie, faktura, księgowość, podatki, KSeF i windykacja. TQM nie otrzymuje pełnych danych karty płatniczej, jeżeli obsługuje ją zewnętrzny operator.	art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO; art. 6 ust. 1 lit. f - dochodzenie należności.	Co najmniej 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin podatkowy; dane związane z roszczeniem do jego przedawnienia.
Szkolenia i Uczestnicy	Imię, nazwisko, firma, stanowisko, e-mail, telefon, termin, obecność, aktywność, prace, wynik egzaminu i potrzeby organizacyjne. Cel: organizacja, komunikacja, potwierdzenie udziału i jakości Usługi.	art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO; art. 6 ust. 1 lit. c, gdy dokumentacja wynika z prawa lub finansowania.	Zasadniczo 6 lat od zakończenia Usługi; krócej dla danych jednorazowych, gdy cel ustanie.
Certyfikaty i zaświadczenia	Imię, nazwisko, a tylko gdy uzasadnione: data i miejsce urodzenia; firma, szkolenie, termin, wynik, numer i data wydania. Cel: wystawienie, ewidencja, duplikat i weryfikacja autentyczności.	art. 6 ust. 1 lit. b RODO; art. 6 ust. 1 lit. f - wiarygodny rejestr i przeciwdziałanie fałszerstwu; art. 6 ust. 1 lit. c, gdy wymagają tego przepisy.	Przez okres ważności dokumentu, a przy braku terminu ważności co do zasady 10 lat od wydania; dłużej tylko, gdy wymaga tego program lub prawo.

Proces	Zakres danych i cel	Podstawa prawna	Okres
Kupony, kody i treści cyfrowe	E-mail odbiorcy, identyfikator Zamówienia, kod, link, informacja o aktywacji i dostępie. Cel: dostarczenie Produktu elektronicznego, kontrola uprawnień i wsparcie.	art. 6 ust. 1 lit. b RODO; art. 6 ust. 1 lit. f - bezpieczeństwo i wykazanie dostarczenia.	Przez okres dostępu i realizacji Umowy, następnie do upływu terminów roszczeniowych.
Logowanie Google/Facebook	Identyfikator konta, imię i nazwisko, e-mail oraz techniczne tokeny przekazane przez wybranego dostawcę. Cel: uwierzytelnienie w Shoper ONE bez tworzenia osobnego hasła.	art. 6 ust. 1 lit. b RODO - funkcja wyraźnie wybrana przez użytkownika; odrębne zasady Google lub Meta.	Do odłączenia logowania lub usunięcia Konta; tokeny zgodnie z cyklem technicznym dostawcy.
Newsletter i marketing	Imię, firma, e-mail, telefon, kanał i treść zgody, historia wysyłki i rezygnacji. Cel: informacje handlowe i mierzenie skuteczności.	art. 6 ust. 1 lit. a RODO i uprzednia zgoda z art. 398 PKE; art. 6 ust. 1 lit. f dla minimalnego dowodu zgody lub sprzeciwu.	Do cofnięcia zgody lub sprzeciwu; minimalny dowód do 3 lat od ostatniej komunikacji, gdy jest potrzebny do wykazania zgodności.
Opinie i program lojalnościowy	Imię lub pseudonim, treść opinii, Produkt, powiązanie z Zamówieniem, punkty, rabaty i historia operacji. Cel: publikacja i weryfikacja opinii oraz naliczanie korzyści.	art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wybrana funkcja; art. 6 ust. 1 lit. f - wiarygodność opinii i zapobieganie nadużyciom.	Do usunięcia opinii, zakończenia programu lub Konta; dane dowodowe do upływu właściwego terminu roszczeń.
Sklep, logi i cookies	IP, data i czas, adres żądania, przeglądarka, urządzenie, błędy, identyfikatory sesji i cookies. Cel: działanie Shoper, koszyk, bezpieczeństwo, statystyka i marketing po zgodzie.	art. 6 ust. 1 lit. f RODO i art. 399 ust. 3 PKE dla funkcji niezbędnych; art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399-400 PKE dla kategorii opcjonalnych.	Logi zwykle do 12 miesięcy; cookies według panelu zgód, nie dłużej niż wskazany tam okres.

Proces	Zakres danych i cel	Podstawa prawna	Okres
Reklamacje, zwroty i roszczenia	Dane kontaktowe, Zamówienie, płatność, opis sprawy, korespondencja, dowody i rozstrzygnięcie. Cel: obsługa reklamacji, odstąpienia, zwrotu i roszczeń.	art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO.	Do zakończenia sprawy, następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia i okresu niezbędnego do wykazania rozliczeń.

Minimalizacja danych do certyfikatów

Data i miejsce urodzenia nie są danymi szczególnej kategorii w rozumieniu art. 9 RODO, lecz wymagają ochrony i powinny być pobierane wyłącznie wtedy, gdy są potrzebne do wystawienia danego certyfikatu lub wiarygodnej identyfikacji jego posiadacza.
Jeżeli wystarczające są imię, nazwisko, nazwa szkolenia, data i numer certyfikatu, TQM nie powinien żądać daty ani miejsca urodzenia. Pole formularza powinno wyjaśniać, dlaczego dana informacja jest wymagana.
Pracodawca zgłaszający uczestnika powinien przekazywać tylko dane potrzebne do organizacji szkolenia i certyfikacji oraz poinformować uczestnika o przekazaniu danych TQM.

Odbiorcy danych

Dane mogą być ujawniane wyłącznie w niezbędnym zakresie:

upoważnionym pracownikom i współpracownikom TQM, trenerom, egzaminatorom oraz osobom obsługującym Zamówienia, objętym poufnością;
dostawcy platformy Shoper / Shoper ONE, hostingu, poczty, kopii zapasowych, cyberbezpieczeństwa i wsparcia technicznego Sklepu;
dostawcom platform szkoleniowych i wideokonferencyjnych, systemów egzaminacyjnych i dystrybucji materiałów;
bankom, operatorom płatności, dostawcom logowania Google/Facebook, newslettera oraz podmiotom obsługującym wysyłkę kuponów, kodów i plików - tylko gdy dana funkcja jest używana;
biuru rachunkowemu, administracji skarbowej i systemowi KSeF w zakresie wynikającym z przepisów o fakturowaniu i podatkach;
pracodawcy lub organizacji zgłaszającej Uczestnika - w zakresie obecności, realizacji Usługi, certyfikatu lub wyniku, jeżeli posiada do tego podstawę i Uczestnik został poinformowany;
kancelariom prawnym, ubezpieczycielom, firmom windykacyjnym, sądom i organom publicznym, gdy jest to konieczne lub wymagane prawem.

Podmioty świadczące usługi na rzecz TQM otrzymują dane na podstawie umowy, polecenia lub właściwej podstawy prawnej. Przekazanie danych procesorowi nie wymaga odrębnej zgody, lecz wymaga odpowiednich zabezpieczeń i umowy zgodnej z art. 28 RODO.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy technologii używanych przez Sklep, w szczególności Google lub Meta/Facebook przy logowaniu, analityce albo modułach społecznościowych, mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym albo umożliwiać dostęp do nich z państw trzecich.
Transfer odbywa się tylko przy istnieniu mechanizmu przewidzianego w RODO, np. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, uczestnictwa w EU-U.S. Data Privacy Framework albo standardowych klauzul umownych wraz z oceną ryzyka i środkami uzupełniającymi.
Moduły społecznościowe i analityczne wymagające zgody nie powinny łączyć się z zewnętrznym dostawcą przed dokonaniem wyboru przez użytkownika. Szczegóły dostawcy i transferu powinny być dostępne w panelu cookies.

Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

TQM nie podejmuje wobec osób decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na nie wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany.
Po zgodzie na cookies może dochodzić do prostego profilowania marketingowego lub analitycznego przez dostawców narzędzi, np. przypisywania zainteresowań na podstawie odwiedzanych treści. Nie jest ono podstawą decyzji o przyjęciu Zamówienia, przyjęciu na szkolenie ani wyniku egzaminu.

Prawa osób

W granicach przewidzianych przez RODO osobie przysługuje:

prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
prawo sprostowania danych;
prawo usunięcia danych, gdy nie ma podstawy do dalszego przetwarzania;
prawo ograniczenia przetwarzania;
prawo przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;
prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO; sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego jest skuteczny bez potrzeby uzasadnienia;
prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem;
prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl.

Żądanie można złożyć na adres tqmtc@tqmtc.com. TQM może poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość, ale nie powinien żądać danych nadmiarowych. Odpowiedź jest udzielana bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca.

Czy podanie danych jest obowiązkowe

Dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do odpowiedzi, zawarcia lub wykonania umowy, udziału w szkoleniu, wystawienia faktury albo certyfikatu. Ich niepodanie może uniemożliwić wykonanie danej czynności.
Dane marketingowe i cookies inne niż niezbędne są dobrowolne. Brak zgody nie może pogarszać dostępu do podstawowych treści ani usług, które nie wymagają tych technologii.
Dodanie opinii, użycie logowania Google/Facebook, udział w newsletterze oraz podanie danych profilu innych niż konieczne do Umowy są dobrowolne. Zakup bez Konta zależy od funkcji aktywnych w Sklepie.

Cookies i podobne technologie

Cookies to informacje zapisywane w urządzeniu użytkownika lub odczytywane z niego. Podobne funkcje mogą pełnić localStorage, piksele, identyfikatory SDK i inne technologie.
Cookies niezbędne mogą działać bez zgody, jeżeli są konieczne do transmisji lub dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika, np. utrzymania sesji, logowania, bezpieczeństwa lub zapamiętania wyboru zgód.
Cookies analityczne, marketingowe i społecznościowe są uruchamiane dopiero po dobrowolnej zgodzie. Baner powinien oferować na tym samym poziomie łatwe „Akceptuję” i „Odrzucam”, umożliwiać wybór kategorii, nie stosować domyślnie zaznaczonych pól i pozwalać wycofać zgodę tak łatwo, jak ją udzielono.
Zmiana ustawień przeglądarki może dodatkowo ograniczyć cookies, ale sama kontynuacja korzystania ze Sklepu ani domyślne ustawienia przeglądarki nie są zgodą na cookies opcjonalne.

Kategoria	Przykładowy cel	Zasada uruchomienia	Okres
Niezbędne	Sesja Shoper, koszyk, logowanie, bezpieczeństwo, realizacja Zamówienia i zapamiętanie ustawień prywatności.	Bez zgody - art. 399 ust. 3 PKE; art. 6 ust. 1 lit. f RODO.	Sesja lub okres wskazany w panelu; tylko tak długo, jak wymaga funkcja.
Analityczne	Pomiar korzystania ze Sklepu, skuteczności ścieżki zakupowej i poprawa oferty.	Wyłącznie po zgodzie - art. 399-400 PKE i art. 6 ust. 1 lit. a RODO.	Według panelu cookies; rekomendowany maksymalny okres identyfikatora analitycznego: 14 miesięcy.
Społecznościowe i marketingowe	Logowanie Google/Facebook, moduły społecznościowe, pomiar kampanii i dopasowanie treści. Samo logowanie wybrane przez użytkownika może wymagać technicznego połączenia z dostawcą.	Wyłącznie po zgodzie, z wyjątkiem technologii ściśle potrzebnej do funkcji wyraźnie żądanej przez użytkownika; odrębne zasady dostawców.	Według panelu cookies i polityki dostawcy, nie dłużej niż jest to potrzebne do wskazanego celu.
Platformy zewnętrzne	Po przejściu do ClickMeeting, mapy, serwisu społecznościowego lub innej platformy jej operator może stosować własne cookies.	Podstawa i zgody według strony zewnętrznej. Osadzenie w Sklepie wymaga blokady do czasu zgody, gdy nie jest niezbędne.	Według ustawień i polityki danego dostawcy.

Marketing elektroniczny

Wysyłka newslettera, ofert marketingowych e-mailem, SMS-em lub prowadzenie marketingu telefonicznego wymaga uprzedniej zgody właściwej dla danego kanału zgodnie z art. 398 PKE. Samo wysłanie zapytania ofertowego, zakup lub podanie wizytówki nie jest automatycznie zgodą marketingową.
Zgody powinny być oddzielone od akceptacji regulaminu i wykonania umowy, nie mogą być domyślnie zaznaczone, a TQM powinien utrzymywać dowód ich treści, daty, źródła oraz późniejszego wycofania. Dla newslettera zalecany jest mechanizm double opt-in.
Każda wiadomość marketingowa powinna umożliwiać łatwą rezygnację. Cofnięcie zgody lub sprzeciw nie wpływa na komunikację niezbędną do wykonania istniejącej umowy.

Dane dzieci i osób niepełnoletnich

Sklep i oferta dostępna w Sklepie są kierowane głównie do osób pełnoletnich i podmiotów zawodowych. Osoba niepełnoletnia nie powinna samodzielnie zakładać Konta ani zawierać odpłatnej umowy bez udziału przedstawiciela ustawowego, gdy jest on wymagany przez prawo.
Jeżeli w szkoleniu uczestniczy osoba niepełnoletnia, zakres danych, komunikacja i ewentualna publikacja wizerunku powinny być uzgodnione z uprawnionym przedstawicielem oraz ograniczone do niezbędnego minimum.

Bezpieczeństwo

TQM stosuje środki organizacyjne i techniczne adekwatne do ryzyka, w szczególności upoważnienia i poufność, kontrolę dostępu, kopie zapasowe, aktualizacje, ochronę transmisji i urządzeń, zarządzanie incydentami oraz dobór dostawców.
Użytkownik powinien chronić hasło, nie udostępniać linków do szkolenia i certyfikatów osobom nieuprawnionym, aktualizować oprogramowanie oraz zgłaszać podejrzane zdarzenia na adres kontaktowy TQM.
Żaden system nie gwarantuje absolutnego bezpieczeństwa. TQM okresowo weryfikuje środki i aktualizuje je z uwzględnieniem charakteru danych, kosztu wdrożenia i aktualnych zagrożeń.

Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana w razie zmiany prawa, usług, dostawców lub technologii. Nowa wersja jest publikowana z datą aktualizacji, a o zmianach istotnych dla aktywnej usługi lub zgody użytkownicy są informowani odpowiednim kanałem.
Zmiana polityki nie tworzy nowej podstawy przetwarzania i nie zastępuje zgody, jeżeli zgoda jest wymagana.

Podstawy prawne i materiały referencyjne